Succesvolle inning factuur

Voorbeeld succesvolle inning factuur

Case: klant wil krediet van de gemeente en heeft hier cijfers voor nodig van boekhouder. Gemeente vraagt om offerte. Boekhouder maakt offerte exclusief btw.

Relatie boekhouder – klant:

Nieuwe klant van boekhouder, boekhouder komt er snel achter dat klant veel sores heeft en afhankelijk is van bijstand van gemeente. Boekhouder wil alleen werk verrichten als gemeente dit betaalt.

Relatie klant – gemeente:

Klant heeft slechte ervaring met gemeente. Beloftes worden niet nagekomen en procedures duren lang, wat voor frustratie en afnemend vertrouwen zorgt.

Relatie boekhouder – gemeente:

Boekhouder heeft geen relatie, maar heeft niet erg goede ervaring met andere gemeentes.

Belang klant: krediet van gemeente verkrijgen en relatie nieuwe boekhouder opbouwen

Belang gemeente: klant onafhankelijk van uitkering laten worden door verstrekking krediet

Belang boekhouder: klantrelatie opbouwen en snelle betaling facturen

Verloop:

Boekhouder gaat werk verrichten en stuurt eerste factuur naar klant. Deze stuurt de factuur door naar gemeente. Gemeente betaalt de factuur.

Doordat de procedure bij de gemeente lang is, moet er meer werk verricht worden en dreigen de kosten hoger te worden dan geoffreert. Boekhouder zit echter nog steeds binnen het budget, op basis van kosten exclusief btw. Dit is de gebruikelijk wijze van offreren.

Gemeente wil de laatste factuur niet betalen, in eerste instantie omdat de werkzaamheden niet voor een bepaalde datum zouden zijn afgerond. Deze datum is echter uitgesteld door een ambtenaar die het dossier niet meer in behandeling heeft. Er ontstaat een mailwisseling tussen de klant en de gemeente over het belang van deze datum. In de tussentijd groeit de frustratie bij de klant en de boekhouder.

Keuzemoment:

De boekhouder wil de vordering uit handen geven, maar beseft dat er weinig juridische steekhoudende feiten zijn en schat de kans klein dat de incasso zal slagen. Het gevolg zal tevens zijn dat de relatie met de klant wordt verbroken.

In plaats hiervan neemt zij zelf contact op met de bevoegde ambtenaar; klant stemt hiermee in.

In haar communicatie benoemt de boekhouder het gemeenschappelijk belang is, namelijk de financiële onafhankelijkheid van de klant. Zowel de gemeent als de boekhouder hebben er belang bij dat de klant uit eigen middelen zijn zaak kan voortzetten. Daarnaast toont hij empathie en begrip voor de gemeente, namelijk het belang van beleidsregels en procedures en dat het lastig is voor iedereen maatwerk te leveren. Vervolgens toont hij begrip voor de interpretatie van het totaalbedrag van de factuur. Deze was exclusief btw, echter een gemeente heeft geen recht op aftrek van btw en heeft daarom het totaalbedrag inclusief btw geïntepreteerd. De boekhouder doet een oplossingsgericht voorstel, door een klein bedrag van de factuur de klant te laten betalen. Wanneer de gemeente het restant betaalt, zal de boekhouder al zijn medewerking verlenen aan het verder begeleiden van de klant in zijn moeilijke periode.

Afloop:

De gemeente kan zich vinden in de oplossing en waardeert het dat de boekhouder de relatie met zowel de gemeente als de klant wil behouden. Na enige tijd wordt het afgesproken bedrag voldaan.

Een gedachte over “Succesvolle inning factuur

Laat een reactie achter op manuelbruna Reactie annuleren

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

search previous next tag category expand menu location phone mail time cart zoom edit close